Voertuigverhuur van online reservering tot Peppol-factuur

Voor wie

Verhuurbedrijven van personenwagens en bestelwagens met één of meer vestigingen, en garage- of dealergroepen met een eigen vervang- of verhuurvloot.

Elke Tavuni-module is optioneel. Verhuur werkt zonder de werkplaatsmodule: een zuiver verhuurbedrijf ziet geen werkbonnen, onderdelen of herstelschermen. Een bedrijf dat beide doet, zet ze naast elkaar aan op hetzelfde platform, met dezelfde klanten, wagens en facturatie.

Wat het doet

1. 1. Publieke etalage

   Elke verhuurder krijgt een publieke boekingspagina, op een eigen subdomein of als één script-tag op de eigen website. Ze toont de voertuigklassen met hun prijs als indicatie en de beschikbaarheid per vestiging. Er is geen login nodig, de pagina zet geen cookie en gebruikt geen captcha van een derde partij. Staat de verhuurmodule niet aan, dan bestaat de pagina niet.

2. 2. Reservering met tijdelijke hold

   Een online reservering opent meteen een dossier en een klantfiche en houdt een concrete wagen een korte tijd vast. De klant krijgt een link om de reservering te bekijken of te annuleren. Het aantal open holds per verhuurder is begrensd, aanvragen per IP-adres zijn beperkt en een hold vervalt vanzelf.

3. 3. Bevestiging aan de balie

   Een medewerker bevestigt de reservering; pas dan gaat de bevestigingsmail met de link naar het huurdersdossier buiten. Een huur kan ook aan de balie starten: klant, voertuigklasse en vestiging zijn verplicht en worden gecontroleerd voor er iets aangemaakt wordt. De balie ziet de huren als lijst en als dagoverzicht.

4. 4. Rijbevoegdheid als vaststelling

   De balie legt vast wat ze op het rijbewijs gezien heeft: nummer, vervaldatum, geboortedatum, categorie en de datum waarop die categorie behaald werd. Per voertuigklasse gelden een minimumleeftijd en een minimumaantal jaren rijbewijs; voldoet de bestuurder niet, dan weigert de afgifte met de reden erbij.

5. 5. Contract en handtekening

   Het huurcontract wordt opgemaakt in de taal van de huurder, met de eigen voorwaarden van de verhuurder na de platformclausules. De huurder tekent aan de balie via een QR-code op zijn telefoon, of via een mail per ondertekenaar. Een handtekening kent vier toestanden: digitaal getekend, op papier getekend, klant niet aanwezig en klant weigert.

6. 6. Twee metingen bij afgifte en teruggave

   Bij afgifte en bij teruggave worden kilometerstand en brandstofniveau vastgelegd; het verschil bepaalt wat de huurder betaalt. De databank weigert een kilometerstand die lager is dan de vorige. Brandstof wordt in promille bewaard, zodat achtsten, tienden en kwarten exact zijn. Een meter die niemand afgelezen heeft, blijft onbekend en wordt niet als lege tank aangerekend. De conditieronde van de wagen gebeurt in de mobiele app.

7. 7. Verlengen

   Een huur die loopt, kan verlengd worden; de prijs wordt voor de nieuwe periode herrekend. Een huur die nog niet vertrokken of al teruggebracht is, kan niet verlengd worden.

8. 8. Schade zonder prijs

   Bij de inname wordt schade vastgelegd met zone, type, afmeting en foto, zonder bedrag. Het systeem toont eerdere vaststellingen op hetzelfde voertuig en vraagt of het om dezelfde schade gaat. Een adviseur voor normale slijtage geeft advies volgens de norm die op de inspectiedatum gold; hij beslist niet. De huurder kan zelf foto's van de teruggave opladen.

9. 9. Afrekening

   Huurdagen, kilometers boven het inbegrepen pakket en ontbrekende brandstof worden aanrekenlijnen op het dossier en met één klik een conceptfactuur. De afrekening weigert zonder tarief, zolang de wagen nog buiten is, en bij een toeslag in een andere munt dan de huur. De factuur komt van de rechtspersoon die de ophaalvestiging uitbaat. Het aandeel van de huurder in een schade gaat op een aparte factuur, volgens de vrijstelling per schadegeval en de uitsluitingen die bij de afgifte golden; een waarborg staat als eigen regel met zijn status.

10. 10. Peppol-factuur

    Een uitgegeven factuur aan een ontvanger die op Peppol bereikbaar is, wordt als UBL-document volgens Peppol BIS Billing 3.0 opgemaakt, vóór verzending gevalideerd en via het Peppol-netwerk afgeleverd. Een factuur blijft een concept tot iemand haar uitgeeft; de controle vóór uitgifte weigert een factuur waarop een verplichte vermelding ontbreekt.

11. 11. Natrekbaar bewijs

    Vanuit het inspectierapport geeft de verhuurder een link aan de huurder of diens verzekeraar. Die haalt de bewijsketen op en rekent ze na tegen de publieke sleutel, zonder account bij Tavuni. De keten is gehasht en publiek verifieerbaar.

Wat het niet doet

• Geen online betaling en geen waarborg via een betaalprovider: op de publieke baan beweegt geen geld en wordt geen betaalmiddel vastgelegd. Dat is een bewuste grens.
• Geen marktplaats: de etalage toont alleen de eigen vloot van de verhuurder, niet die van anderen.
• Schade vastleggen gebeurt in de mobiele app; de webtoepassing toont en beoordeelt de vaststellingen.
• Het natrekbare bewijs is vandaag een JSON-manifest, geen opgemaakt rapport.
• Geen werkplaatsbeheer: werkbonnen, onderdelen en herstellingen zitten in een aparte, optionele module.

Prijs

Deze prijzen komen uit de gepubliceerde prijslijst van Tavuni, ook op Prijzen

Vragen?